Dokumenty i obieg - Jak przygotować i przekazać dokumenty?

Prawidłowe przygotowanie i przekazywanie dokumentów to podstawa efektywnej współpracy z biurem rachunkowym. Zorganizowany obieg dokumentów oszczędza czas, zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia rozliczenia.

Jakie dokumenty przekazywać?

Dokumenty przychodowe (faktury sprzedaży)

Wszystkie faktury, które wystawiasz klientom:

  • Faktury VAT (jeśli jesteś VAT-owcem)
  • Rachunki (dla działalności zwolnionej z VAT)
  • Faktury pro forma (jeśli są anulowane lub zmieniane)
  • Korekty faktur

Ważne: Przekazuj zarówno oryginały, jak i kopie (w zależności od wymagań biura).

Organizacja dokumentów księgowych i faktur

Dokumenty kosztowe (zakupy)

Wszystkie dokumenty potwierdzające koszty działalności:

  • Faktury VAT od dostawców
  • Rachunki (np. za usługi, materiały)
  • Paragony (jeśli są uznawane jako koszt)
  • Dowody opłat (przelewy, wyciągi bankowe)
  • Umowy i faktury za usługi (np. wynajem, media, internet)

Dokumenty bankowe

  • Wyciągi bankowe (miesięczne lub kwartalne)
  • Potwierdzenia przelewów
  • Dokumenty dotyczące kredytów, pożyczek

Dokumenty kadrowe (jeśli masz pracowników)

  • Umowy o pracę, umowy zlecenia
  • Listy płac
  • Deklaracje ZUS dla pracowników
  • Dokumenty dotyczące urlopów, zwolnień
Ważne

Przekazuj dokumenty regularnie (np. co miesiąc), a nie raz na rok. To ułatwia pracę biura i pozwala szybko wychwycić ewentualne problemy.

Jak przygotować dokumenty do przekazania?

Organizacja dokumentów

  • Sortuj chronologicznie - według dat wystawienia
  • Grupuj według typu - faktury sprzedaży osobno, koszty osobno
  • Sprawdzaj kompletność - upewnij się, że wszystkie dokumenty są czytelne
  • Numeruj dokumenty - jeśli przekazujesz większą ilość
Przygotowanie dokumentów do przekazania do biura rachunkowego

Przygotowanie do skanowania (dla współpracy online)

  • Skanuj dokumenty w dobrej jakości (min. 300 DPI)
  • Zapisuj w formacie PDF (najlepiej jeden plik na dokument)
  • Nazywaj pliki w sposób czytelny (np. "Faktura_2024_01_15.pdf")
  • Sprawdzaj, czy wszystkie strony są zeskanowane
Przykład pytania

Zapytaj biuro, w jakim formacie preferują otrzymywać dokumenty (oryginały, skany, e-mail) i jak często należy je przekazywać.

Organizacja obiegu dokumentów

Częstotliwość przekazywania

Ustal z biurem harmonogram przekazywania dokumentów:

  • Miesięcznie - najczęstszy model, dokumenty za poprzedni miesiąc
  • Kwartalnie - dla działalności z małą liczbą dokumentów
  • Na bieżąco - dla większej liczby dokumentów lub pilnych spraw

Sposób przekazywania

  • Online - przez system biura, e-mail, chmurę
  • Osobiście - w siedzibie biura
  • Pocztą/kurierem - dla dokumentów oryginalnych

Wybierz sposób, który jest wygodny dla Ciebie i akceptowalny dla biura.

Potwierdzenie odbioru

Zawsze proś o potwierdzenie, że biuro otrzymało dokumenty:

  • Potwierdzenie e-mailem
  • Status w systemie online
  • Potwierdzenie na piśmie (przy przekazaniu osobiście)

Częstotliwość przekazywania

Harmonogram przekazywania dokumentów

  • Do 10. dnia miesiąca - dokumenty za poprzedni miesiąc (zalecane)
  • Przed terminami deklaracji - upewnij się, że wszystkie dokumenty są przekazane przed terminem złożenia deklaracji
  • Na bieżąco - dla ważnych dokumentów (np. faktury VAT, duże transakcje)
Ryzyko

Przekazywanie dokumentów zbyt późno może spowodować, że biuro nie zdąży przygotować deklaracji w terminie. Ustal jasne terminy z biurem i ich przestrzegaj.

Częstotliwość przekazywania - checklist

Przed przekazaniem dokumentów sprawdź:

  • Czy wszystkie dokumenty są kompletne i czytelne?
  • Czy dokumenty są posortowane chronologicznie?
  • Czy masz kopie dokumentów dla siebie?
  • Czy przygotowałeś listę przekazanych dokumentów (opcjonalnie, ale zalecane)?
  • Czy przekazujesz dokumenty w ustalonym terminie?
  • Czy sposób przekazania jest zgodny z ustaleniami z biurem?

Po przekazaniu dokumentów:

  • Czy otrzymałeś potwierdzenie odbioru od biura?
  • Czy biuro potwierdziło, że dokumenty są kompletne?
  • Czy masz zapisane, kiedy przekazałeś dokumenty?

Przechowywanie dokumentów

Twoje obowiązki

Nawet jeśli przekazujesz dokumenty biuru, Ty również musisz je przechowywać:

  • Przechowuj kopie wszystkich dokumentów
  • Organizuj dokumenty w sposób ułatwiający szybkie znalezienie
  • Przechowuj dokumenty przez wymagany okres (zazwyczaj 5 lat od końca roku podatkowego)
  • Zabezpiecz dokumenty przed zniszczeniem (np. skany w chmurze)
Ważne

Zapytaj biuro, jak długo przechowuje Twoje dokumenty i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy. Upewnij się, że masz dostęp do kopii wszystkich dokumentów.

Typowe błędy przy przekazywaniu dokumentów

Czego unikać?

  • Przekazywanie dokumentów zbyt późno - może spowodować opóźnienia w rozliczeniach
  • Niekompletne dokumenty - brakujące faktury, nieczytelne skany
  • Brak organizacji - dokumenty w nieładzie, bez dat, bez numeracji
  • Brak potwierdzenia - nie sprawdzanie, czy biuro otrzymało dokumenty
  • Przekazywanie tylko części dokumentów - zapominanie o niektórych fakturach lub kosztach