Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę korzystać z biura rachunkowego?

Nie, nie ma takiego obowiązku. Możesz prowadzić księgowość samodzielnie, ale wymaga to znajomości przepisów podatkowych i czasu. Większość przedsiębiorców decyduje się na biuro rachunkowe ze względu na wygodę, oszczędność czasu i mniejsze ryzyko błędów.

Ile kosztuje obsługa księgowa dla JDG?

Koszty zależą od wielu czynników: zakresu usług, liczby dokumentów, formy opodatkowania, modelu współpracy (online vs stacjonarna). Ceny mogą się znacznie różnić. Ważniejsze niż sama cena jest zakres usług i jakość obsługi. Zawsze sprawdź, co dokładnie wchodzi w cenę.

Jak często muszę przekazywać dokumenty do biura?

Zazwyczaj dokumenty przekazuje się co miesiąc (za poprzedni miesiąc), najlepiej do 10. dnia miesiąca. Niektóre biura akceptują przekazywanie kwartalne dla działalności z małą liczbą dokumentów. Ustal harmonogram z biurem przed podpisaniem umowy.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Wybierz biuro, które:

• Ma doświadczenie w obsłudze Twojej branży i formy opodatkowania
• Oferuje zakres usług dopasowany do Twoich potrzeb
• Ma jasno określoną odpowiedzialność i ubezpieczenie OC
• Odpowiada na pytania szybko i profesjonalnie
• Ma pozytywne opinie od innych klientów
• Oferuje wygodny dla Ciebie model współpracy (online lub stacjonarna)

Czy mogę zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak, możesz zmienić biuro w trakcie roku, ale najlepiej zrobić to na koniec roku podatkowego, aby uniknąć komplikacji. Nowe biuro musi otrzymać pełną dokumentację od poprzedniego. Sprawdź termin wypowiedzenia umowy z obecnym biurem.

Czy najtańsze biuro to dobry wybór?

Nie zawsze. Zbyt niska cena może oznaczać ograniczony zakres usług, brak odpowiedniego wsparcia lub błędy w rozliczeniach, które mogą kosztować Cię więcej niż oszczędności. Porównuj oferty pod kątem zakresu i jakości, nie tylko ceny.

Czy lepsza jest współpraca online czy stacjonarna?

To zależy od Twoich preferencji. Współpraca online jest wygodniejsza, szybsza i często tańsza, ale wymaga dostępu do internetu. Współpraca stacjonarna oferuje bezpośredni kontakt, ale wymaga dojazdów. Wybierz model, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Jak szybko biuro powinno odpowiadać na pytania?

To zależy od umowy, ale profesjonalne biuro powinno odpowiadać w rozsądnym czasie (zazwyczaj 1-2 dni robocze). W pilnych sprawach odpowiedź powinna być szybsza. Ustal z biurem zasady komunikacji przed podpisaniem umowy.

Kto odpowiada za błędy w rozliczeniach?

Biuro rachunkowe powinno ponosić odpowiedzialność za błędy wynikające z jego winy. Sprawdź w umowie, jak jest określona odpowiedzialność. Biuro powinno mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Jeśli biuro nie chce odpowiadać za błędy, to poważny sygnał ostrzegawczy.

Jakie dokumenty muszę przekazywać do biura?

Musisz przekazywać wszystkie dokumenty związane z działalnością:

• Faktury sprzedaży (które wystawiasz klientom)
• Faktury kosztowe (które otrzymujesz od dostawców)
• Wyciągi bankowe
• Dokumenty kadrowe (jeśli masz pracowników)
• Inne dokumenty związane z działalnością

Jak długo muszę przechowywać dokumenty?

Zazwyczaj dokumenty musisz przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, do którego się odnoszą. Niektóre dokumenty mogą mieć dłuższy okres przechowywania. Zapytaj biuro o szczegóły dotyczące Twojej sytuacji.

Czy mogę przekazywać dokumenty przez e-mail?

To zależy od biura. Większość biur akceptuje dokumenty przez e-mail lub system online. Upewnij się, że dokumenty są czytelne i w odpowiednim formacie. Zapytaj biuro o preferowany sposób przekazywania dokumentów.

Kiedy biuro składa deklaracje podatkowe?

Biuro powinno składać deklaracje przed terminem określonym w przepisach. Zazwyczaj biura składają deklaracje z odpowiednim wyprzedzeniem. Ustal z biurem, kiedy dokładnie składane są deklaracje i czy otrzymujesz kopie złożonych deklaracji.

Co się dzieje, jeśli biuro nie zdąży złożyć deklaracji w terminie?

Jeśli biuro nie zdąży złożyć deklaracji w terminie z własnej winy, powinno ponosić odpowiedzialność za ewentualne kary i odsetki. Sprawdź w umowie, jak jest określona odpowiedzialność. Biuro powinno informować Cię o ewentualnych problemach z terminami.

Czy muszę podpisywać deklaracje przed złożeniem?

To zależy od umowy z biurem. Niektóre biura składają deklaracje w Twoim imieniu na podstawie pełnomocnictwa, inne wymagają Twojego podpisu. Ustal z biurem, jak wygląda proces podpisywania deklaracji.

Czy moje dane są bezpieczne w biurze rachunkowym?

Profesjonalne biuro rachunkowe powinno mieć odpowiednie zabezpieczenia danych (fizyczne i cyfrowe), kontrolę dostępu, kopie zapasowe i procedury w przypadku naruszenia bezpieczeństwa. Zapytaj biuro o szczegóły dotyczące bezpieczeństwa danych.

Kto ma dostęp do moich danych w biurze?

Dostęp powinien mieć tylko księgowy przypisany do Twojej sprawy i osoby niezbędne do obsługi (np. pomoc techniczna). Zapytaj biuro, kto dokładnie ma dostęp do Twoich danych i jak jest kontrolowany dostęp.

Za co mogą być dodatkowe opłaty?

Dodatkowe opłaty mogą być za:

• Przekroczenie limitu dokumentów w podstawowej ofercie
• Dodatkowe deklaracje (jeśli nie są wliczone)
• Rejestracje i zmiany (rejestracja działalności, zmiana formy opodatkowania)
• Obsługa kadrowa (jeśli masz pracowników)
• Konsultacje podatkowe
• Reprezentacja przy kontrolach (jeśli nie jest wliczona)

Zawsze sprawdź cennik dodatkowych usług przed podpisaniem umowy.

Czy mogę negocjować cenę z biurem?

W niektórych przypadkach możesz negocjować, np. przy długoterminowej umowie, większej liczbie dokumentów lub pakiecie usług. Pamiętaj jednak, że najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza - ważniejsza jest jakość obsługi.